Zakelijke communicatie, nu en in de toekomst

Door: Sue-linda Bronger

Huidige communicatiemiddelen binnen het bedrijfsleven
Werknemers hebben vele communicatiemiddelen ter beschikking, zoals vaste en mobiele telefoons, PCs, PDAs, randapparatuur, piepers en verschillende berichten systemen (e-mail, Voicemail, fax, etc.)
E-mail is het meest ingezette communicatiemiddel op de werkplek. Ook andere vormen van elektronische communicatie worden steeds populairder. Vaste- en mobiele telefonie en e-mail blijken de meest populaire communicatiemiddelen onder zowel bedrijven als eindgebruikers. Van de medewerkers in de onderzochte bedrijven gebruikt 100 % e-mail, gevolgd door telefonie via een vaste lijn (80%), mobiele telefoon (76 %) en instant messaging (66 %).
Uit onderzoek blijkt dat mensen liever per e-mail communiceren dan via de vaste telefoon of andere, meer persoonlijke technologieën. De toename van e-mailcommunicatie vergroot wel de kloof tussen persoonlijke contacten vind men. De grote hoeveelheid spam kan de productiviteit negatief beïnvloeden doordat werknemers een nog steeds groeiend aantal e-mails moeten verwerken maar juist opvallend is dat 70 % vindt dat e-mail hun productiviteit juist positief beïnvloedt, 53% dit van de vaste telefoon zegt en 52 % van de mobiele telefoon. Gebruikers beschouwen communicatiemiddelen als instant messaging, blogs en softphones (softwarematige telefoons) als de meest storende elementen.

Welke media is interessant in de toekomst van het bedrijfsleven?
De snelle veranderingen in het bedrijfsleven zijn met name het gevolg van razendsnelle ontwikkelingen in de ict. Denk bijvoorbeeld aan elektronische communicatie en dienstverlening (e-business). In bedrijfstakken waar de impact van ict groot is, is sprake van een continue aanpassen van de organisatie. De trend die we signaleren is om e-mail, spraak, telefonie, video en instant messaging te bundelen waardoor informatie eenvoudig en veilig te benaderen en te delen is. Maar hoe zit het met privacy?
Zakelijk communiceren gebeurt tegenwoordig op allerlei manieren: mail, chat, video, mobiel, telefoon, etc. Maar is iedereen ook daadwerkelijk beter bereikbaar voor elkaar? Ontwikkelingen als globalisering, virtuele teams en flexibel werken maken het steeds lastiger de beschikbaarheid van collega’s te bepalen, of om überhaupt iemand te bereiken.
Mobiel gebruik
Voor gebruik op afstand is slechts een browser nodig. Deze heeft een groot deel van de desktopclient-functies. Als het mobiele apparaat ervoor geschikt is dan is het met deze client ook mogelijk om direct te bellen gebruik makend van VoIP. Naast de LCS clients is het ook mogelijk om presence en IM uit te wisselen met andere clients, zoals gebruikers van Windows Live Messenger, Yahoo, of AOL. Op die manier kan bijvoorbeeld een klant contact zoeken.
Virtueel vergaderen
Bijvoorbeeld Active Sync zorgt voor de synchronisatie met PDA of telefoon. Voice Access maakt het mogelijk om met een telefoon de mailbox te benaderen. Het menu kan spraak gestuurd werken of via toetsbediening. De mail kan worden voorgelezen. Afspraken kunnen worden verzet, instellingen zoals out of office kunnen worden geconfigureerd en via de contactpersonenlijst kan gebeld of gemaild worden. Kortom, ook per mobiel is de mailbox uitstekend te benaderen.

Bronen:
www.dimensiondata.com/nl/
www.microsoft.com